Načrtovanje dneva s programom za upravljanje časa. Upravljanje časa v Excelu: sistem za načrtovanje delovnega časa. Načrtovanje v upravljanju časa

Kako in zakaj je pri upravljanju časa priporočljivo razdeliti naloge na »trde« in »prilagodljive«.
Zakaj si morate postaviti posebne dolgoročne cilje?
Kako se prisiliti k opravljanju delovno intenzivnih (velikih in dolgotrajnih) nalog.
Načrtovanje delovnega časa: kako ohraniti svojo produktivnost na enaki ravni.
Kakšen program upravljanja s časom je generalni direktor MC-Bauchemie Rusija.

Upravljanje časa lahko primerjamo s telesno vadbo: obremenitev morate postopoma povečevati in nenehno trenirati. Bolj kot redno telovadite, boljša je vaša telesna pripravljenost. Zato je idealna možnost za uvedbo programa upravljanja s časom v vaše življenje ta, da tehnike osvajate korak za korakom, dan za dnem.

Pogosto lahko od lastnikov podjetij slišite, da so tako zaposleni, da enostavno nimajo časa načrtovati svojega časa. To ustvarja začaran krog: ni časa za upravljanje s časom. Če želite rešiti to težavo, morate razumeti: če danes porabite 25 minut za načrtovanje za jutri, to ni izguba, ampak naložba. Z načrtovanjem svojega jutri boste lahko dodelili čas za reševanje svojih glavnih nalog, zato ni treba odložiti učenja upravljanja s časom in čakati na ugodnejši trenutek: malo verjetno je, da bo prišel kmalu.

Urejanje časa: tedenski program

Načrtovanje delovnega časa

Načrtovanje postane osnova za učinkovito delo. Prav upravljanje s časom (načrtovanje delovnega časa) postane osnova za organiziranje vaših poslov. Večina ljudi se vsak dan sooči s številnimi različnimi nalogami, nekatere morajo biti opravljene v zelo kratkem času, druge pa lahko počakajo. Organiziranje teh nalog v priročen in učinkovit sistem postane osnovno načelo načrtovanja vašega časa.

Priporočam, da na predvečer delovnega tedna, v nedeljo, načrtovane naloge za ponedeljek razdelite na kategorije “trdo” in “fleksibilno”. Toge imajo določeno časovno omejitev (npr. sestanek ob 14. uri), fleksibilne pa rok (»priprava poročila do petka«). Za organizacijo te sheme je bolje uporabiti naslednje načelo. V načrtovalcu ali dnevniku bi morali stran razdeliti navpično na polovico - vzdolž črte na levi navajamo naše "težke" naloge, na desni strani - "prilagodljive", ne da bi jih vezali na določen čas. Če si tako razporedite dan, boste lahko videli, da med »težkimi« nalogami obstaja časovni interval, ki ga lahko posvetite »fleksibilnim« nalogam.

Takšno upravljanje s časom vam bo omogočilo, da dobite celotno sliko prihajajočega dne - oseba pridobi zaupanje, da se drži načrtovane, učinkovite sheme. Ni vam treba skrbeti, če so v vašem načrtu kršitve - ker življenje vedno naredi prilagoditve. Samo prilagoditi se morate okoliščinam tako, da naredite potrebne spremembe v svojem načrtu. Pomembno je tudi upoštevati, da je nerealno "togo" načrtovati več kot 40-60% delovnega časa. Bolj kot je dan prilagodljiv, bolje je.

Priporočam, da naslednji dan načrtujete večer prej – zvečer prejšnjega dne. Zjutraj se boste počutili veliko bolj udobno. Vsekakor morate na svoj seznam »prilagodljivih« opravil vključiti »naredite akcijski načrt za naslednji dan«.

Kako strukturirati svoje delo, da boste lahko naredili vse: življenjski triki vodilnih menedžerjev Metro in Tele2

Članek v elektronski reviji Generalni direktor vsebuje izbor tehnik za povečanje osebne učinkovitosti vodilnih na trgu. Najvišji menedžerji podjetij Tele2, Mitsubishi Electric, 220 Volt in Metro so povedali, katere metode jim pomagajo narediti več. Tehnike se lahko uporabljajo takoj in ne zahtevajo posebnega usposabljanja.

Načela upravljanja s časom in določanja prioritet

Po ponedeljkovem usposabljanju za pripravo tehnike za načrtovanje "težkih" in "prilagodljivih" nalog bi morali preiti na novo raven upravljanja s časom - ob upoštevanju prioritete vaših načrtov. Pogosto je sestavljanje seznama "fleksibilnih" opravil precej kaotično - nujne naloge so navedene na koncu, sekundarni načrti pa so postavljeni na vrh. Ta pristop bo zagotovo povzročil kaos pri izvajanju vaših načrtov naslednji dan.

Da bi se izognili tej težavi, morate stvari našteti glede na njihovo pomembnost. Prioritete so določene na podlagi določenih kriterijev. Na primer, če nalogo zastavi lastnik podjetja, jo bo treba takoj rešiti. Če se zadeva ne nanaša na vaše poklicne dolžnosti, potem lahko počaka. Seznam takšnih meril bo za vsako osebo individualen - o njih morate razmišljati vnaprej.

V torek zjutraj damo prednost našim "prilagodljivim" nalogam. Za to se lahko uporabljajo različne tehnike. Na primer, razporedimo stvari na našem seznamu glede na prioriteto nalog ali pobarvamo stolpce v različne barve, ki ustrezajo določeni stopnji pomembnosti. Najpomembnejša opravila so lahko prikazana z rdečo, manj pomembna z rumeno, stvari, ki lahko počakajo, pa z zeleno.

Ta pristop vam omogoča natančno načrtovanje dneva. Vendar je vredno razumeti, da podrobno ne pomeni minuto za minuto. Samo vedeli boste, kaj morate narediti jutri, s čim boste morali začeti, s čim končati – ves dan je že načrtovan.

Postavljanje ciljev in »spomin«

Postavljanje ciljev je pomembna tehnika upravljanja s časom v smislu organizacije delovnega časa in v filozofskem smislu. Navsezadnje je življenje dano enkrat, zato ga je treba posvetiti najpomembnejšim stvarem. To zahteva sposobnost načrtovanja in postavljanja ciljev. Nekaj previdnosti pa je vseeno potrebno – ne nasedajte preveč modnim trendom. Na primer, na naših seminarjih je veliko udeležencev ugotovilo, da so si v bližnji prihodnosti (5-10 let) zastavili približno enake cilje - neverjetno, snežno bela pisarna, veliko podrejenih in najboljši avto. Seveda takšnih sanj ne moremo imenovati slabe, vendar pogosto človek ne more odgovoriti na vprašanje - kaj točno počne, kar mu bo omogočilo, da doseže takšno bogastvo, pisarno in avto?

Zato je priporočljivo hraniti »spomin« (na primer ločeno datoteko v računalniku ali prenosnem računalniku, vse je odvisno od osebnih želja). V njem vsak večer navedemo ključni dogodek preteklega dne, na koncu tedna pa določimo ključno besedo tedna, nato meseca. Izbrati je treba le en določen dogodek - pozitiven ali negativen, povezan z delom ali drugimi področji. Glavni pogoj mora biti res ključen. Svoje »spomine« bi morali začeti v sredo. Pred tem pa si morate zapisati cilje za določeno obdobje – na primer za 1, 2 ali 10 let. Nato opravimo občasno analizo naših »spominov«. Zahvaljujoč temu bo mogoče razumeti ključne interese svojega življenja - kaj resnično spada v kategorijo pomembnosti. V skladu s tem bo mogoče oceniti pravilnost vašega gibanja proti cilju. Lahko pa se razkrije, da se le oddaljujete od svojega cilja ali pa se je izkazalo, da je to popolnoma nepotrebno. V svoji praksi vsak dan gledam zapiske, ki so bili narejeni na isti dan, vendar v prejšnjih letih - uspem primerjati in analizirati lastne vrednote in spremembe, ki so se zgodile z njimi.

Naučili se boste, kako učinkovito upravljati s časom in energijo.

Upravljanje časa in dolgoročni cilji

Ko razumete svoje prioritete in svojo vizijo prihodnosti, lahko govorite o svoji pripravljenosti na naslednji korak – zemljevid dolgoročnih ciljev. Zemljevid opisuje dolgoročne cilje osebe na naslednji način. Vodoravno sta postavljeni 2 osi – leta (začenši od trenutne) in starost osebe. Ključna področja so navedena navpično (družinski odnosi, kariera, osebni razvoj itd.). Na presečišču svojih let in ključnih področij navedite približne cilje. Pomembna prednost izdelave takšnega zemljevida je poenotenje poklicnih in osebnih ciljev na skupnem načrtu.

Seveda so občasno možne določene spremembe vaše kartice. Vendar pa je zahvaljujoč njej mogoča groba skica prihodnosti, ki prikazuje vašo približno pot za nadaljnje potovanje. Zato ta četrtek rišemo prvi zemljevid dolgoročnih ciljev.

Kako obvladati upravljanje s časom v enem tednu (navodila)

"Sloni" in "žabe"

Na razpolago že imamo načrt opravkov in seznam ciljev, zato v petek začnemo razmišljati o potrebni motivaciji za doseganje ciljev. Za pripravo takšnega načrta lahko priporočimo dokaj preprosto tehniko, ki temelji na pogojni delitvi vaših nalog na "žabe" in "slone".

"Sloni" so vse težke, obsežne naloge, ki jih je še treba opraviti (pogojno "pojesti"). Sprva se morda zdi, da je "pojesti takega slona" preprosto nemogoče. Toda ... slona lahko razrežete na koščke in tako pripravite veliko majhnih "zrezkov" za svoj dnevni jedilnik. Podobna težava je pri kompleksnih, obsežnih nalogah – ki so popolnoma razdeljene na komponente, ki jih je mogoče obravnavati ločeno. Na primer, ob koncu leta je treba pripraviti letno poročilo. Pred nami je resnično obsežno delo - z iskanjem zapletenih materialov, organizacijo dejavnosti itd. Celotno zapleteno nalogo moramo razdeliti na ločene dele - na primer vsak dan napisati 3 odstavke ali opisati ločeno temo. Zahvaljujoč temu se boste lahko pravočasno spopadli s pripravo poročila brez nenehnih skrbi in stresa. Izkušnje potrjujejo, da lahko s tem pristopom svoje zapletene probleme rešite hitreje in z manj truda.

Podobna situacija je z "jedo žab". Izraz "žaba" pomeni majhno, a neprijetno zadevo. Čeprav ni izbire, je to treba storiti. Takšna "žaba" lahko sčasoma postane "slon", če je ne "pojeste" pravočasno. Na primer, izraziti morate nezadovoljstvo s poročili o stroških ali razvrstiti spodnje predale vaše mize. Ob pravilni organizaciji postanejo tudi »žabe« okusni »zrezki«, na katere smo razdelili »slone«. Za uporabo te tehnike v praksi vzamemo "slona", ki ga razdelimo na dele. Nato navedemo seznam "žab" in vse te podatke razporedimo v naslednjo tabelo.

Na levi strani so vsi "zrezki" in "žabe" za vsak dan. Na desni strani je označena izpolnitev ali neizpolnitev teh ciljev. Če določeno opravilo tisti dan ni bilo pričakovano, pustite prazen prostor. Če je bilo predvideno, vendar ga ni bilo mogoče dokončati, morate postaviti pomišljaj. Ko dosežete določen cilj, morate postaviti plus ali kljukico. Ni vam treba biti razburjen zaradi vaših pomišljajev, a vseeno, če jih je v določenem stolpcu veliko, potem razmislite o tem in se lotite posla. To tabelo postavite na vidno mesto ali v svoj dnevnik. Pomembno je, da svojo mizo obiščete večkrat na dan – ne da bi pozabili na svoje cilje in za dodatno motivacijo.

Ritem pri dejavnostih počitka in virov

Delovni teden se zaključi s prihodom vikenda. Lahko se sprostite in se seznanite s prijetnejšimi, primernimi tehnikami upravljanja s časom za kompetentno in popolno organizacijo vaših počitnic. V soboto ta teden se lahko priporočata 2 tehniki upravljanja s časom.

Ritem v mirovanju. Oseba ne more osredotočiti svoje pozornosti na eno temo več kot 40 (redko 80) minut. Zato si približno enkrat na uro privoščite 5-minutni počitek. Na primer, ko berete knjigo ali gledate poslovne revije, ki so se nabrale v tem delovnem tednu, se morate spočiti vsako uro – z tišino, sprehodom itd. To izkušnjo lahko od naslednjega tedna prenesete na delovno mesto. .

Dejavnosti virov. Sposobni so revitalizirati ali pomiriti (maksimalno preklopiti, spodbujati učinkovitejši in hitrejši počitek). Nekateri se na primer najraje sprehodijo po stopnicah od 1. nadstropja do vrha in nazaj, drugi vezejo križce, tretji si oddahnejo ob kavi z rumom. Pri tem je pomembno, da se človek odloči za primerno aktivnost, ki bo pripomogla k najučinkovitejšemu obnavljanju notranje energije. Učinkovitost ponovne vzpostavitve zmogljivosti je odvisna od kakovosti počitka. Vso soboto lahko posvetite sprehodom in sprostitvi v parku ali izletu v zabaviščni center z vso družino. Razmislite o dejavnostih, ki jih lahko vključite v svoj delovni urnik za naslednji teden.

Razvajajte se in vaš sistem za upravljanje časa je pripravljen

Nedelja je odličen dan, da si čestitate za uspešen enotedenski tečaj, zahvaljujoč kateremu ste uspeli vzpostaviti svoj sistem upravljanja s časom. Ne škodi, če se malo razvajate. Če želite to narediti, se lahko držite tehnike vmesnih radosti. Izberite nekaj posebej prijetnega zase - nekaj, kar imate radi, a si ne morete privoščiti vsak dan. Na primer, dopolnite svojo prehrano z nečim dragim in okusnim, obiščite svoje najljubše kraje, klepetajte z ljudmi, ki so vam dragi, se sončite, preživite čas v naravi, preprosto dajte eno uro brezdelja itd. Takšne radosti si ustvarite z določeno količino dela. S tem diagramom načrtujte svoj delovni dan, teden ali celo leto. Če želite to narediti, lahko ustvarite tabelo, ki prikazuje nagrado za vaše dosežke. Pojavi se dodatna motivacija in delo postane veliko bolj zanimivo. Ob koncu nedelje morate narediti načrt dela za ponedeljek, ki temelji na tehnikah upravljanja s časom, o katerih smo razpravljali.

Produktivnost dela: kako jo povečati

Miti o upravljanju časa

"Upravljanje časa ni bilo izumljeno za Ruse." Upravljanje časa je bilo izumljeno za posel in uspeh - če je to Rusom pomembno, potem je načrtovanje časa potrebno.
Čas je izven našega nadzora. Da, človek ne more upravljati s časom, a načrtovanje njegove porabe nam je na voljo. Zato je veliko menedžerjev znalo ceniti prednosti upravljanja s časom za načrtovanje svojega življenja.
Pri delu z upravljanjem časa boste morali vse življenje preživeti po urniku, brez pravice do izbire. Ne, upravljanje časa ni namenjeno – svoje načrte lahko vedno spremenite. Upravljanje časa je zasnovano za svobodo, z možnostjo izbire, kaj početi.
Upravljanje časa nikakor ni primerno za ustvarjalne posameznike. Izkušnje potrjujejo učinkovitost upravljanja časa za ustvarjalne ljudi. Na primer, ne pišite glasbe, medtem ko čakate na muzo. Namesto da načrtujete, da bo muza potrkala na vrata jutri od 7.30 do 9.30, je bolje, da v naslednjih 2 tednih napišete nekaj verzov ali dokončate sliko pred koncem leta.
"Upravljanje časa je zelo težko." Da, obstajajo nekatere tankosti - vendar vam bodo naše gradivo in dokaj preproste tehnike omogočile, da obvladate dragoceno znanost - tako boste vlagali v svoj uspeh.
Za uspeh v življenju ne morate načrtovati, ampak delati, brez odmorov in prostih dni. Za učinkovito in prijetno delo potrebujete primeren počitek. Tehnike upravljanja s časom pomagajo sprostiti čas za počitek in svobodo.

Generalni direktor govori
Aleksander Mondrus, generalni direktor MC-BauchemieRussia, Sankt Peterburg

Urejanje časa mi je uspelo obvladati dokaj enostavno. Ko sem začel delati na teh področjih, je korespondiral z mojimi zamislimi in načrti, da bi našel dodatne časovne vire. Res sem potreboval boljše upravljanje s časom. Poleg tega sem po naravi precej sistematičen človek – zato sem povsem normalno sprejel idejo o vodenju časovnice, analiziranju stroškov in sestavljanju raznih tabel.

Potreboval sem približno 2 meseca, da sem osvojil osnovne tehnike upravljanja s časom – določanje prioritet in časovni razpored. Zahvaljujoč njim sem lahko razumel, kaj je ura. Začel sem se počutiti veliko bolje. Takrat sem začela delati kot vodja v novem podjetju – tako sem imela vse možnosti, da svoje veščine vadim v delovnem timu. V obvladovanje te tehnike sem začel aktivno vključevati skoraj vse najvišje menedžerje, ti pa so že vključili svoje zaposlene. Vsi ti dejavniki so mi omogočili celovito in harmonično seznanjanje z različnimi tehnikami upravljanja s časom.

V svojem poslu se aktivno ukvarjam z različnimi elektronskimi komunikacijskimi sredstvi. Predvsem načrtujem stvari s programom Microsoft Outlook - njegova funkcionalnost podpira marsikaj, vključno z določanjem prioritet, delitvijo ciljev na "trde" in "fleksibilne", omogoča barvanje stvari v različnih barvah itd. Moje delovno mesto vključuje tudi delo z papirni mediji, zato je za nadzor teh nalog oblikoval svoj sistem in uvedel številne izboljšave za rešitve Gleba Arhangelskega.

Za vsakega vodjo sem vodil debel zvezek. Med sestankom si v ta zvezek beležim teze, zapiske, naloge ipd. Po sestanku dam zvezek tajnici, ki vnese podatke v obliki nalog ali prihajajočih sestankov v Outlook. In že z Outlookom spremljam nadaljnji potek dela. Priročnost dela z zvezkom - med sestankom si lahko ogledate celotno zgodovino določenega vprašanja (v zvezi s tem so elektronski mediji neprijetni). Toda Outlook je veliko bolj priročen za upravljanje.

V moji recepciji so predali z izvlečnimi pladnji - v njih so dokumenti za podpis. Združene so v pregledne upogljive mape, od katerih vsaka vsebuje ime določenega oddelka. Podjetje ima tudi postopek priprave podpisov - z izboljšavami in dopolnitvami vsakih šest mesecev. Naloge tajnika vključujejo spremljanje predložitve vseh dokumentov v skladu z odobrenimi predpisi. Obstajajo tudi spodbude za spoštovanje predpisov, čeprav je nekaj simboličnih kazni. Na primer, dokument, ki ni pripravljen za podpis, bo stal 3 kg. zelena jabolka. Na recepciji smo postavili veliko vazo z jabolki - z napisom "Danes vas ta in ta obravnava." Če je uveljavljeno pravilo kršeno, bo oseba morala predati denar za nakup jabolk.

Ko načrtujem svoj dan, poskušam rezervirati čas za negotove okoliščine. Ker v vsakem primeru se vedno nekaj zgodi. Čeprav se 80-90% delovnega časa izkaže za načrtovanega. Ta stroga rutina mi prinaša pomembne koristi, čeprav ni brez pomanjkljivosti. Osebno mi je ta sistem všeč, čeprav sem prisiljen ostati njegov talec. Če je nekaj določeno za določen čas (načrti vključujejo veliko število ljudi), bo spreminjanje vašega urnika precej problematično. Situacija iz prakse - iščemo dobavitelje, a se je izkazalo, da nam dve uri predstavitve nista dovolj, potrebujemo vsaj še dve. Toda naslednje "okno" je predvideno šele čez mesec dni.

Čeprav mi uspe rešiti veliko število različnih nalog, ko mi ostane čas in ne v strogo določenem roku. Na primer, med potovanjem po mestu lahko po telefonu rešite druge težave - zahvaljujoč vozniku lahko rešim dodatne težave.

Zahvaljujoč upravljanju časa imam čas tudi za osebno življenje. Ko načrtujem svoje leto, vedno začnem z osebnimi načrti in družino - določim datum počitnic, o katerem se pogovorim z ženo, in dodelim čas za svoje najljubše dejavnosti in komunikacijo s sinom. Pri sestavljanju urnika poskušam upoštevati delovne dogodke, katerih datume poznam vnaprej. Zato za to obdobje ne načrtujem svojih osebnih zadev. Čeprav mi službeni dogodki, ki se pojavljajo v prihodnosti, ne bodo vzeli predvidenega časa za osebne namene in družino.

7 pravil upravljanja s časom

Predstavljajte si, da je danes vaš zadnji dan. Nenavadno, a povsem primerno pravilo. Samo vprašajte se: "Kaj bi naredil, če bi vedel, da je danes zadnji dan mojega življenja." O tem vprašanju bi morali razmišljati pred spanjem in zjutraj po tem, ko se zbudite.
Filtrirajte informacije. Da bi se izognili prenasičenosti možganov z veliko nepotrebnimi informacijami, ne da bi zapravljali dodaten čas, se naučite izbrati najbolj uporabne, potrebne in poskusite izločiti nepotrebne. Naučite se na primer preleteti informacije na spletni strani in se osredotočiti samo na najpomembnejše stvari.
Odstranite "zapravljivce časa" iz svojega življenja. Verjetno prva težava, ki onemogoča popoln nadzor in učinkovito porabo časa. Zmanjšajte čas, porabljen na družbenih omrežjih, komuniciranje po Skypu ali e-pošti. Med opravljanjem koristnega opravila bo koristno izklopiti vse, kar moti vašo pozornost. Vodite tudi ločen dnevnik, v katerem so navedene vse neuporabne dejavnosti, ki vam jemljejo čas, vendar vas ne približujejo cilju.
Od začetka do konca se osredotočite na eno nalogo. Konec koncev, če vas moti več stvari, zmanjša učinkovitost vaše naloge. Ni vam treba razpršiti pozornosti in truda s prehodom na novo nalogo, preden dokončate prejšnjo.
Naj bo vaša miza urejena. Bogati ljudje vedno delajo za čisto mizo - to je hkrati udobno in prihrani čas pri iskanju vsega, kar potrebujejo.
Pogosteje recite "NE". Naučiti se morate reči ne določenim ljudem, nalogam itd., če zahtevajo vaš čas, a niso koristni.
Delajte ob točno določenih urah. S skrbnim opazovanjem samega sebe lahko ugotovite svoje ustrezne bioritme čez dan, ko delate najbolj učinkovito.

Koristne knjige o upravljanju časa

Lucy Jo Palladino. Največja koncentracija. Kako ohraniti učinkovitost v dobi klipnega razmišljanja. M.: Mann, Ivanov in Ferber, 2015. – 336 str. Sankt Peterburg, 2015. - 288 str.
Nikolaj Mročkovski, Aleksej Tolkačev. Ekstremno upravljanje časa. 3. izdaja. Založba Alpina, 2015. - 2014 str.

Napake ljudi, ki si prizadevajo upravljati s časom

1. Prevzamejo preveč. Lahko in morate izboljšati svoje sposobnosti, vendar morate vedeti, kdaj se ustaviti. Na določeni točki lahko postane število nalog preveliko, kar povzroči stres in konflikt. Da preprečite to težavo, lahko:

prositi za pomoč. Morate biti sposobni premagati sebe in prositi za pomoč, ko je to potrebno.
uporabite pravilo 80/20. Določite seznam glavnih nalog, ki bi morale predstavljati večino vašega časa in truda.

2. Zapletajo sistem upravljanja s časom. Včasih se sistem upravljanja s časom izkaže za preveč zapletenega. Če prinese rezultate, super. Sicer pa je, ko pride do časovne neučinkovitosti, vredno razmisliti o spremembah. Razmislite o poenostavitvi in racionalizaciji sistema upravljanja s časom, da ne boste porabili polovice svojega časa za njegovo upravljanje.

3. Zaposlen, a neučinkovit. Zapravljanje veliko časa z neuporabnimi opravili z nizko prioriteto je resen problem. Eden od načinov za reševanje te napake je, da se vprašate: "Ali bo to, kar počnem, koristilo?" Če je odgovor negativen, razmislite o reševanju bolj uporabnih problemov. To vprašanje je odlično kot ohranjevalnik zaslona na vašem računalniku, lahko pa ga natisnete na papir in postavite na vidno mesto.

4. Ne počivajo. Človeško telo ima omejitev; delo brez prestanka ne bo delovalo. Seveda lahko delate zelo dolgo brez odmora, vendar v tem nima smisla - učinkovitost se postopoma zmanjšuje. Če ste utrujeni, si ne pozabite vzeti odmora – nagradite se za delo s sprehodom, trenutki sprostitve ali okusno hrano. Če želite ugotoviti, kdaj točno potrebujete počitek, poskusite. Pomembno je najti osebno ravnovesje med počitkom in delom. In ne bojte se dati priložnosti za počitek, ko jo res potrebujete.

Kopiranje gradiva brez dovoljenja je dovoljeno, če obstaja povezava dofollow do te strani

Če vam nenehno primanjkuje časa, potem ga najverjetneje preprosto porabite neracionalno in se premalo posvetite načrtovanju. Naučite se pravilno razporejati svoj čas s pomočjo specializiranih računalniških programov in spletnih storitev.

Hitrost razvoja sodobnega sveta se v zadnjih sto letih pospešuje ... Temu primerno se povečuje življenjski ritem običajnega človeka. Mnogi delamo večino dneva, potem pa zbežimo domov, nekako opravimo vsakdanja gospodinjska opravila in gremo spat, da se naslednji dan vse skupaj ponovi...

Prav tako je dobro, če si ob koncu tedna uspete vsaj nekaj časa nameniti za ukvarjanje s svojim najljubšim hobijem ali samo za dober počitek. Mnogim od nas to ne uspe, saj so vikendi namenjeni reševanju vsakdanjih težav. Se pravi, doživljamo popolno pomanjkanje časa!

Če pa pogledate z druge strani in analizirate vsaj nekaj svojih vsakdanjih dni (ali še bolje tednov), se izkaže, da večino časa porabimo ne za opravljanje nalog za šefa, ne za pot od /v službo, ali celo pri gospodinjskih opravilih, ampak za razne, v bistvu nesmiselne stvari!

Neuporabni pogovori v “kadilnici”, brskanje po socialnih omrežjih ali samo brezciljno posedanje na mestu – vse to so stvari, ki nam jemljejo dragoceni čas, ki bi ga lahko koristno porabili za posel ali svoje telo!

Če nenehno čutite pomanjkanje časa in ste se resno odločili, da nekaj storite glede tega, predlagam, da se naučite racionalnega upravljanja s časom s pomočjo sodobnih računalniških tehnologij!

Malo o teoriji upravljanja s časom

Zgodovina domačega upravljanja s časom se začne v dvajsetih letih prejšnjega stoletja, ko se je v pogojih nove ekonomske politike pojavil koncept »znanstvene organizacije dela« (SLO). Njegov glavni cilj je bil optimizirati delovni dan delavcev z največjo koristjo za proizvodnjo in minimalnim stresom za ljudi.

V celotnem obdobju razvoja NOT je bilo razvitih veliko različnih shem in načel, vendar se skoraj vsi omejujejo na dejstvo, da je treba vse naloge in čas, porabljen za njihovo izvajanje, skrbno načrtovati. Splošni algoritem za takšno načrtovanje je mogoče predstaviti kot diagram po korakih:

Na podlagi te sheme, preden se lotite katerega koli posla, morate najprej analizirati vse možne načine za njegovo uspešno dokončanje. Nato določite cilje in razdelite celoten proces izvajanja vašega načrta na majhne naloge. Šele po skrbnem načrtovanju vsega in izbiri najuspešnejšega algoritma dejanj lahko začnete z delom.

Pomembna točka je tudi končno spremljanje izvajanja zadanih nalog. Zahvaljujoč nadzoru lahko analizirate svoje časovne stroške in morda v prihodnosti, ko opravljate podobno delo, še bolj optimizirate svoje stroške dela.

Danes obstaja kar nekaj tehnik upravljanja s časom. Vendar pa se v bistvu vsi spuščajo na enega od treh glavnih, ki se razlikujejo po načelih pristopa: "Eisenhowerjeva matrika", tehnika "Timekeeping" ali metoda "Pomodoro". Predlagam, da razmislite o vsaki od metod in izberete programe za njihovo izvajanje.

Ta tehnika načrtovanja je dobila ime v čast ameriškega predsednika in slavnega vojskovodje Dwighta Eisenhowerja, ki je znal zelo uspešno razporejati svoj čas.

Matrica temelji na načelu, ki ga je formuliral italijanski sociolog iz poznega 19. stoletja Vilfredo Pareto, da le 20 % vseh prizadevanj proizvede 80 % rezultatov (znano tudi kot načelo 20/80). Eisenhower je nekoliko revidiral Paretovo načelo in ga naredil bolj uporabnega, tako da je svoje zadeve razvrstil v polje podobnega grafa glede na njihovo stopnjo nujnosti in pomembnosti:

Matrika je pravilen koordinatni sistem, kjer horizontalno prikazujemo pomembnost stvari, vertikalno pa njihovo nujnost. Presek teh dveh osi razdeli ravnino pločevine na 4 dele, ki se razlikujejo po stopnji prioritete:

Pomembne in nujne zadeve. V to kategorijo sodijo tiste naloge, ki zahtevajo čim hitrejšo rešitev in so pomembne na vašem področju delovanja. To lahko na primer vključuje stvari, kot so klicanje strank, dokončanje trenutnih projektov itd.
Pomembne, a ne nujne zadeve. V tem delu boste imeli naloge, ki so pomembne za vaše delo na splošno, vendar njihova izvedba ni nujna. To so lahko na primer naloge, ki se redno ponavljajo ali so načrtovane za bližnjo prihodnost.
Ne pomembne, ampak nujne zadeve. Tukaj imate morda drugotnega pomena, ki praktično nimajo vpliva na vaše delo ali ne vplivajo na njegove rezultate, a zahtevajo naš hiter odziv. Na primer, kolegu morate čestitati za njegov rojstni dan, srečati teto iz Bobruiska, ki je nenadoma prišla na obisk, ali kupiti kruh na poti domov.
Stvari, ki niso pomembne ali nujne. Najobsežnejši del dejavnosti, ki nikakor ne vpliva na rezultate našega dela, ni nujen, ampak »požre« levji delež našega časa. To so nesmiselni pogovori, pa nesistematično tavanje po internetu, pa neuporabne računalniške igrice in še kup drugih stvari, ki si jih res želimo početi, a so od njih malo koristne.

Tako lahko po principu Occamove britvice prepoznate le najpomembnejša in najnujnejša opravila, ki bodo prinesla resnične koristi poslu, ki ga opravljate. Naučili se boste omejiti druge dejavnosti, ki niso nujne in pomembne, sčasoma boste dobili več časa na razpolago za produktivne dejavnosti.

Če se odločite za to metodo načrtovanja, vam lahko pri tem pomaga program Chronometer:

Ta program ne zahteva namestitve, zato ga je mogoče zagnati s katerega koli medija, vendar v nekaterih sistemih (na primer Windows XP) ne more samodejno ustvariti baze podatkov. Če naletite na takšno težavo, preprosto ustvarite prazen besedilni dokument in ga preimenujte ter spremenite pripono iz txt v sqlite. Ali pa preprosto prenesite končano datoteko z našega spletnega mesta. Določite preneseno datoteko kot bazo podatkov programa in vse bo delovalo.

Ko se program zažene, lahko ustvarite svoj prvi seznam opravil in opravil zanj. Upoštevajte, da lahko vsako nalogo označite kot pomembno in/ali nujno, zanjo pa lahko določite tudi roke. To je potrebno, da lahko kronometer samodejno razvrsti vse naloge v obliki Eisenhowerjeve matrike:

Kot lahko vidite, je predstavitev matrike tukaj nekoliko drugačna od tiste, o kateri smo razpravljali zgoraj, vendar je načelo enako. Koordinatne osi preprosto zamenjamo. Z vpogledom v matriko se lahko hitro odločite za svoje prioritete in čim prej opravite pomembne in nujne naloge, da lahko preidete na nepomembne in ne nujne :)

Časovna razporeditev

Če radi vse delate temeljito in dosledno, vam bo morda ustrezala tehnika, ki se imenuje "Timekeeping". Ta tehnika je postala znana v ZSSR v 70-ih letih prejšnjega stoletja po knjigi D. Granina "To čudno življenje".

»Časovništvo« temelji na principu beleženja vseh dejanj, ki jih oseba izvede v določenem časovnem obdobju (optimalno dva tedna). Ob koncu vsakega dneva mora oseba opraviti tekočo analizo opravljenega dela in prepoznati tista dejanja, ki vzamejo čas, vendar ne prinašajo praktične koristi.

Na koncu dvotedenskega opazovanja se opravi splošna analiza. Posledično imamo dve koristi. Najprej dobimo popolne informacije o tem, kako porabljamo svoj čas, prepoznamo njegove glavne »jedce« in vidimo, kje ga lahko prihranimo. Drugič, v obdobju opazovanja se naučimo samodiscipline in razvijemo pravi občutek za delovni ritem.

Svoja dejanja lahko posnamete na kakršen koli način, ki vam ustreza: na papirju, v besedilnem dokumentu na osebnem računalniku, v prenosnem računalniku ali celo z diktafonom. Če pa imate dostop do interneta, je najbolje, da to storite s posebnimi storitvami, kot je Time-Master.ru

Ta storitev je nekakšen spletni organizator, v katerega lahko zabeležite katero koli že opravljeno dejanje in naloge, ki jih morate še dokončati.

Privzeto je odprt zavihek "Delovni dan", kjer lahko vnesete vsa trenutna dejanja (v terminologiji storitve - "Dogodki") in opravila. Za vnos lahko uporabite zavihek »Urnik« (vsi podatki se vnašajo s pojavnim oknom, kot je prikazano na zgornji sliki zaslona) ali uporabite poenostavljeno vrsto vnosa v zavihku »Dnevnik«.

Poleg trenutnega dneva lahko z zavihkom Koledar (mesečno ali tedensko) načrtujete tudi cilje za daljša časovna obdobja. Priročno je spremljati dokončana dejanja z uporabo zavihkov »Opravila« in »Dnevnik«:

Storitev je precej zmogljiva in funkcionalna, zato je, če se odločite zanjo, priporočljivo prebrati predstavitev, ki se vam bo prikazala po registraciji. V nasprotnem primeru tvegate izgubo priložnosti za uporabo številnih uporabnih funkcij!

Pomodoro metoda

Za najbolj nepotrpežljive in tiste, ki ne prenesejo dolgočasnega načrtovanja, je na voljo še ena tehnologija upravljanja s časom - metoda Pomodoro (ali »Pomodoro«, če uporabimo izvirno terminologijo)!

Metoda je dobila ime po kuhinjskem časovniku v obliki istoimenske zelenjave (te so bile priljubljene v 80. letih prejšnjega stoletja v Evropi in Ameriki). In izumil ga je takratni italijanski univerzitetni študent Francesco Cirillo.

Bistvo metode je, da sami oblikujete trenutno nalogo ("Pomodoro") in nastavite časovnik za 25 minut. V tem času morate imeti čas za dokončanje dodeljene naloge. Po opravljenem enem pomodoru imate kratek odmor 3 - 5 minut, po opravljenih 4 pa dolg odmor 15 - 30 minut.

Metoda Pomodoro kljub vsej svoji preprostosti omogoča tistemu, ki jo uporablja, maksimalno samodisciplino. Konec koncev 25 minut ni tako veliko, vendar se morate nujno držati roka :)

Zaradi enostavne implementacije obstaja kar nekaj programov in storitev, ki uporabljajo to metodo za upravljanje časa. Res je, večina jih je angleško govorečih. Vendar obstajajo tudi Rusi. Predlagam, da razmislimo o nekaterih od njih.

Pomodoro za Windows

Obstaja majhen brezplačen program za osebni računalnik Tomighty:

To je razvoj italijanskih programerjev, vendar je skoraj popolnoma rusificiran in precej enostaven za uporabo.

Po namestitvi in zagonu se v pladnju pojavi majhna ikona v obliki paradižnika, ki jo lahko kliknete z levim klikom za zagon časovnika ali z desnim klikom za dostop do kontekstnega menija z nastavitvami.

Mimogrede, o nastavitvah. V prvem zavihku lahko spremenite privzete časovne intervale, v drugem pa priporočam, da počistite možnost »Samodejno skrij okno« in aktivirate možnost vlečenja časovnika (»Dovoli vlečenje okna naokoli«). Zdaj je vse pripravljeno in lahko odprete glavno okno in zaženete sam časovnik:

Tomighty bo prikazan na vrhu vseh oken in vas bo z zvoki obvestil o dogodkih začetka in konca opravila. Med delovanjem tiktaka časovnik. Če vas to moti, preprosto onemogočite to možnost v nastavitvah na zavihku »Zvoki«.

Po zaključku enega "pomodora" vas bo program prosil za odmor - strinjajte se :) Počivajte 5 minut in se vrnite na delo. Ko opravite 4 naloge, naredite dolg pol ure premora, po katerem bo časovnik ponovno začel odštevati naslednje 4 "pomodorje".

Pomodoro za Android

Zaradi mobilnosti sistema Android je zanj na voljo največ različnih časovnikov. Samo pojdite na Google.Play in v iskalno vrstico vnesite besedo »Pomodoro«, da to preverite.

Žal sem zaradi dejstva, da imam na telefonu staro verzijo Androida, lahko preizkusil samo dve tovrstni aplikaciji (in obe sta bili v angleškem jeziku). In najboljšega med njimi bi imenoval Simple Pomodoro:

Po zagonu aplikacije se prikaže zaslon s časovnikom. Če se ga dotaknete, bo vaša naprava prešla v zaklenjen način in 25-minutno odštevanje bo prikazano na celotnem zaslonu. Če pritisnete gumb Nazaj, lahko izklopite časovnik ali ga preklopite v ozadje za izvajanje drugih dejanj.

Poleg glavnega zaslona s časovnikom ima Simple Pomodoro še dva zaslona: razporejevalnik opravil (povlecite desno s privzetega zaslona) in statistiko (povlecite levo). V načinu načrtovalca ne morete samo ustvarjati nalog v aplikaciji, temveč jih tudi uvoziti iz Google Koledarja!

Kot pri vseh podobnih programih ima tudi Simple Pomodoro nastavitve, ki so na voljo v meniju na statističnem zaslonu ali s pritiskom na sistemski gumb »Meni«:

V teh nastavitvah lahko spremenite časovne intervale za dokončanje naloge in počitek, nastavite zvoke, parametre blokiranja in druge parametre.

Pomodoro na spletu

Če vaše delo vključuje računalnik in imate stalen dostop do interneta, bi bila storitev Pomodorka v ruskem jeziku idealna izbira za upravljanje časa:

Ta storitev ni samo časovnik, ki ga lahko vklopite kadarkoli želite, ampak orodje, ki je osredotočeno na reševanje specifičnih težav! Če želite uporabljati Pomodoro, morate po registraciji iti v razdelek »Naloge« in si postaviti vsaj en cilj, nato pa ga poslati v dokončanje in pojdite v razdelek »Časovnik«:

Novo ustvarjena naloga bi se morala pojaviti na seznamu in za zagon časovnika zanjo morate samo klikniti gumb »Predvajaj«. V načinu tekočega časovnika imate možnost, da začasno ustavite ali dokončate trenutno nalogo pred rokom, česar mnogi analogi nimajo. Svojo uspešnost lahko nadzirate v razdelku »Statistika«.

Če morate spremeniti standardne časovne intervale, lahko to storite s povezavo »Prilagodi Pomodoro« v spodnjem levem kotu strani.

Povedati je treba, da je storitev Pomodorka precej mlada in se aktivno razvija, zato bo morda kmalu pridobila nekatere dodatne funkcije, ki jih imajo njeni veliki angleško govoreči kolegi (na primer sinhronizacija opravil z Google Koledarjem ali uvoz/izvoz seznamov opravil in statistika).

Čisto možno je torej, da bomo imeli na razpolago vreden domači odgovor na »tuje paradižnike«, ki pa bo popolnoma brezplačen (vsaj tako pravi avtor)!

zaključki

Naš današnji članek bi rad zaključil z eno anekdoto:

Koliko psihologov je potrebnih, da zamenjajo žarnico?
- Ena je dovolj, če je žarnica pripravljena na menjavo!

Podobno je pri upravljanju časa. Če ste se resno odločili, da začnete organizirati zapravljanje lastnega časa, potem ni pomembno, katero metodo ali program izberete za to - v vsakem primeru boste dosegli uspeh.

Če pa ni posebne želje po samodisciplini, potem ne glede na to, kaj izberete, ne bo koristilo. Zato se pred iskanjem čudežnega programa za upravljanje časa vprašajte, ali ste se pripravljeni spremeniti. Če je odgovor pritrdilen, potem kar naprej! Želim vam, da ves svoj čas porabite čim bolj racionalno in donosno!

P.S. Dovoljeno je prosto kopiranje in citiranje tega članka, pod pogojem, da je navedena odprta aktivna povezava do vira in ohranjeno avtorstvo Ruslana Tertyshnyja.

Na katera vprašanja boste našli odgovore v članku "Upravljanje časa v enem tednu: načrt po korakih"

Upravljanje časa lahko primerjamo s telesno vadbo: obremenitev morate postopoma povečevati in nenehno trenirati. Bolj kot redno telovadite, boljša je vaša telesna pripravljenost. Zato je idealna možnost za uvedbo programa upravljanja s časom v vaše življenje ta, da tehnike osvajate korak za korakom, dan za dnem.

Urejanje časa: tedenski program

ponedeljek Načrtovanje delovnega časa vodje

Priporočam, da naslednji dan načrtujete večer prej – zvečer prejšnjega dne. Zjutraj se boste počutili veliko bolj udobno. Vsekakor morate na seznamu "prilagodljivih" stvari navesti - "naredite akcijski načrt za naslednji dan."

torek. Načela upravljanja s časom in določanja prioritet

sreda. Postavljanje ciljev in "spomin"

četrtek. Upravljanje časa in dolgoročni cilji

Petek. "Sloni" in "žabe"

Podobna situacija je z "jedo žab". Izraz "žaba" pomeni majhno, a neprijetno zadevo. Čeprav ni izbire, je to treba storiti. Takšna "žaba" lahko sčasoma postane "slon", če je ne "pojeste" pravočasno. Na primer, nezadovoljstvo z računovodstvom morate izraziti s poročili o stroških ali razvrstiti spodnje predale svoje mize. Ob pravilni organizaciji postanejo tudi »žabe« okusni »zrezki«, na katere smo razdelili »slone«. Za uporabo te tehnike v praksi vzamemo "slona", ki ga razdelimo na dele. Nato navedemo seznam "žab" in vse te podatke razporedimo v naslednjo tabelo.

sobota Ritem pri dejavnostih počitka in virov

nedelja. Razvajajte se, sistem za upravljanje časa je pripravljen

Odlično bi bilo imeti vedno pri roki univerzalno orodje za upravljanje časa. Pripravili smo univerzalni seznam 25 tehnik upravljanja s časom, razdeljenih v kategorije za določanje prioritet, načrtovanje in organiziranje procesa dela in počitka.

Določanje prednosti

1. Analiza ABC

Ta tehnika temelji na izražanju najpomembnejših in najmanj pomembnih postavk v odstotkih. Vse naloge so glede na pomembnost razdeljene v tri razrede:

A. Najpomembnejši primeri, ki predstavljajo 15% celotnega števila primerov in njihov prispevek k doseganju ciljev je 65%.

B. Pomembne naloge – 20% njihovega skupnega števila, pomen za doseganje cilja je 20%.

C. Manj pomembne naloge so enake 65% njihovega skupnega števila, njihova pomembnost pa 15%.

Če želite uporabiti analizo ABC, morate narediti naslednje:

naredite seznam vseh prihodnjih nalog;
razdelite jih po pomembnosti in določite prednost;
ustrezno ovrednotiti naloge v kategorijah A, B in C;

2. Eisenhowerjeva matrica.

Naloge so razdeljene v skupine glede na nujnost in pomembnost:

A – Nujna in pomembna zadeva

B – Ni nujno, je pa zadeva pomembnejša

C – Nujna, a nepomembna zadeva

D – Ni nujno ali pomembno

Od skupine, v katero spada naloga, je odvisen vrstni red njene izvedbe oziroma delegiranja.

3. Paretova metoda

Paretova metoda predstavlja razdelitev nalog po načelu 80/20: 80 % problemov je mogoče rešiti v 20 % porabljenega časa; Preostalih 20% nalog porabi 80% porabljenega časa.

Načrtovanje

4. Seznam vseh opravil

Zapisovanje absolutno vsega vam bo pomagalo pri načrtovanju količine dela za dan, teden, mesec. Prav tako boste lahko jasno videli svojo obremenitev in razmerje med pomembnimi in manj pomembnimi nalogami. Poleg tega, če je tak seznam vedno pri roki, se vprašanje "Kaj storiti?" bo takoj rešeno.

5. Upoštevanje bioloških ritmov

Pri načrtovanju nalog ne upoštevajte le tega, ali ste jutranji človek ali nočna ptica, ampak tudi svojo največjo produktivnost. To lahko ugotovite tako, da opazujete svojo uspešnost čez dan. Prav tako bi bilo dobro določiti primeren čas za kosilo. počitek in samorazvoj.

6. Vodite dnevnike

V sistem uredite prej zapisana opravila: vpis v dnevnik, excel tabelo, aplikacijo na telefonu itd. Glavna stvar je, da imate predstavo o količini dela za ta dan in ne pozabite niti na najmanjšo nalogo.

7. Prava orodja

Vse vrste aplikacij so naše orožje v boju proti odlašanju in časovnim pastem, zato je bolje, da posodobite svoj arzenal. Preberite najbolj priročne in preverjene programe in aplikacije za izdelavo seznamov in timsko delo.

8. Tehnika merjenja časa

Tehnika "Timekeeping" je beleženje časa za katero koli opravilo, tudi tako primitivno, kot so jutranje vaje ali kosilo. Vsako nalogo, za katero porabite čas, si zapišete, tako da lahko v enem tednu rešite naslednje naloge:

določite, kje preživljate svoj čas;
prepoznati kronofage, to je »jedce časa«;
razviti »občutek za učinkovitost« in »občutek za čas«.

9. Formula 10-3-2-1-0

Če želite uporabiti to tehniko, si morate zapomniti formulo, ki opisuje zdrav delovni in osebni urnik in se je držati pri ustvarjanju dnevnega načrta.

10 ur pred spanjem: brez kofeina.

3 ure pred spanjem: brez hrane in alkohola.

2 uri pred spanjem: brez dela.

1 uro pred spanjem: brez elektronskih pripomočkov.

0-krat: To je, kolikokrat lahko pritisnete gumb za dremež na budilki.

10. Ganttov diagram

Ganttov grafikon je zanesljiva tehnika za vizualni prikaz opravil in časa. Na eni lestvici urnika so navedene naloge, na drugi pa čas za njihovo dokončanje. Idealno za ljubitelje grafov, ki jih je mogoče sestaviti v MS Project, Excel.

Organizacija dela in počitka

11. Pomodoro tehnika

Kako to storiti: nastavite časovnik na 25 minut, delajte zbrano, brez motenj, dokler časovnik ne zazvoni, nato pa vzemite odmor za 5 minut. Po 4 ponovitvah naredimo daljši odmor - 20-25 minut. Tako nenehno izmenjujete delo in počitek, menjate dejavnosti in se izogibate preobremenjenosti.

12. Pojej žabo

Žaba je najbolj neprijetna stvar. Najbolje je, da se s tem najprej ukvarjate. Po opravljeni nalogi se bo sama naloga zdela manj strašljiva in zoprna, druge naloge pa povsem lahke.

13. Metoda salame

Kako pojesti kos klobase, ne da bi vas opazili? Rezanje majhnih kosov. Enako morate storiti z vsemi zapletenimi, večkomponentnimi nalogami: razdelite jih na majhne dele in opravite enega vsak dan.

14. Delegacija

Če ste vodja, delegirajte tiste naloge, ki vzamejo veliko časa in niso pomembne, ter se osredotočite na bolj strateško pomembne naloge.

15. Naj bodo stvari v fazah

Prizadevajte si delati stvari zaporedno, najprej dokončajte eno stvar in šele nato začnite drugo. Povedali smo vam že, da pri preklopu z ene naloge na drugo traja približno 10-15 minut, da se popolnoma osredotočite na proces. Nenehno skakanje od naloge do naloge izgublja čas, čeprav ustvarja iluzijo trdega dela.

16. Vsaj 10 minut

Ta tehnika se ne nanaša na službene zadeve, temveč na osebno rast in samorazvoj. Na primer, če ste se že dolgo želeli naučiti ali si zapomniti tuji jezik, mu poskusite posvetiti vsaj 10 minut na dan. Enako velja za šport, knjige itd.

17. "Najden čas"

Bistvo tehnike: vnaprej določite seznam 15-20 majhnih nalog, za katere nimate dovolj časa, in bodite pripravljeni, da jih opravite, ko imate primerno "okno". Nenehno dodajajte na seznam.

18. Delo je najboljši način, da začnete nekaj delati.

So dnevi, ko je produktivnost na ničli in je delo težko. V tem primeru je za pospešitev bolje začeti delati z majhnimi opravili: pošto, klici, opravili, ki ne bodo trajala več kot 20 minut.

19. Zjutraj opravite pomembne sestanke

20. Delovni čas razdelite na bloke

Delovne procese razdelite na bloke: klici in pošta, sestanki, delo na projektu itd. To vam bo pomagalo ustvariti čas za osredotočeno delo čez dan.

21. Za vse postavite roke

Tudi najmanjša naloga mora imeti rok, sicer se bo tok nalog “za pozneje” vlekel v nedogled.

22. Poglobljenost v delo

Vzemite si dan ali dva za dokončanje prednostnih nalog, pri čemer odpravite motnje, kot so klici in sestanki.

23. Reci "ne"

"Ne" je močna beseda. Ko rečete ne novi zavezi, izkažete spoštovanje do že sprejetih in si daste priložnost, da jih uspešno izpolnite. Ne pozabite, da morate pri soglasju nekaj zavrniti ali preklicati.

24. Boj proti "tiraniji nujnega"

»Tiranija nujnega« se nanaša na majhne, nepomembne naloge, ki jih je treba dokončati takoj. To ustvarja velik problem, saj ima takojšnje ukrepanje običajno zelo majhen učinek. Ko smo podlegli »tiraniji nujnega«, se ga bo težko znebiti in v skladu s tem dodeliti čas za nekaj pomembnejšega.

25. Pripravite se na jutri, preden zapustite pisarno.

Odličen način za zaključek delovnega dne je priprava na naslednjega. Povzemite dan, naredite načrt za naslednji dan, pospravite pisalno mizo.

Upravljanje časa za menedžerje

Če najdete napako, označite del besedila in kliknite Ctrl+Enter.

Zbudi se pravočasno, ni problema - naloga za jutranje upravljanje časa.

najprej Kaj si morate zapomniti: pozneje ko greste spat, težje boste vstali. Da bi šli spat prej, bi morali vaditi upravljanje s časom, ugotoviti, zakaj nimate časa, da bi končali svoje delo do desetih zvečer in se mirno odpraviti spat ob 23. uri, da bi srečali jutro. ob 07:00. Ta pot ni lahka, a učinkovita.

Če komunikacija na družbenih omrežjih ali gledanje razburljivih televizijskih serij ponoči močno obogati in vam pomaga najti smisel življenja, potem naj vas jutranje muke ne skrbijo. Veste, zakaj trpite, kajne? Če pa ste razumna oseba in poznam veliko takšnih odgovornih ljudi, potem si boste vsak večer zastavili vprašanje: »Kaj je zame zdaj bolj pomembno: pogledati novice iz življenja mojih neštetih virtualnih prijateljev. ali da grem po življenju in se naspim?« Torej sami rešite problem spanja v skladu s svojimi prioritetami.

Ne glede na to, kdaj greš spat, na delovni dan se morate še vedno zgodaj zbuditi. Toda koliko časa boste preležali v postelji? Če ga želite zmanjšati (zlasti jeseni in pozimi) in prostih 20 minut porabiti na primer za zajtrk in kontrastno prho, si kupite svetlo budilko. Zmogljiva svetilka vam bo pomagala, da se boste udobneje zbudili. Znanstveniki so že dokazali, da je prebujanje zaradi sončne svetlobe (ali njene imitacije) veliko lažje in prijetnejše kot zaradi različnih zvokov budilke v temi.

Ko si se zbudil in se lotili dela, se postavlja pomembno vprašanje vsakodnevnega upravljanja s časom: kako začeti delovni dan? Tukaj je moja različica začetka delovnega dne.

torej, prideš v pisarno, si natočiš kavo in se usedeš za svojo mizo. Zdaj, preden prižgete računalnik in se potopite v družbena omrežja, razmislite o svojih načrtih za ta dan. Da vas nekako motiviram, bom povedal, da je leta 2012 raziskovalna služba enega velikega podjetja izvedla anketo med 2.147 menedžerji in ugotovila, da jih skoraj polovica vsak dan načrtuje svoj delovni čas. In ker so postali voditelji, ki imajo takšno navado, ni greh, da to poskušamo vpeljati v svojo vsakodnevno prakso.

Všeč mi je sistem dnevne rutine v obliki črke I, ki je zelo preprost in ne vzame veliko časa. Tako se imenuje, ker je sestavljen iz treh delov, kot je angleška črka I: 15-minutno jutranje načrtovanje (vodoravna črta I), dolga faza prijave, ki traja ves delovni dan (navpična palica), in končni pregled (druga vodoravna vrstica).

Vrh dnevne rutine v obliki črke I- To je čas za ustvarjanje načrta za prihajajoči delovni dan. V teh 10-15 minutah se morate odločiti za tiste naloge, ki so že bile dodeljene, in zelo natančno oceniti čas, potreben zanje. Pomembno je, da ne pozabite upoštevati časa potovanja, če morate kam potovati.

Zapišite vse pričakovane ali predvidljive dogodke. Lahko se zgodijo z različnimi stopnjami verjetnosti, vendar morate biti nanje pripravljeni in si za to vzeti čas. To vključuje telefonske klice, korespondenco s strankami itd.

In zelo pomembno vnaprej, takoj zjutraj, v načrtu dodelite čas za kosilo in ogrevanje. Potem se kasneje ne boste mogli sklicevati na svojo zaposlitev. Ker organiziranim ljudem uspe poskrbeti ne le za pravočasno opravljene naloge, ampak tudi za svoje dobro počutje, od katerega je ta učinkovitost v veliki meri odvisna.

In ne poskušaj kosilo in ogrevanje zapišite v blok "pričakovani dogodki"! Če želite izboljšati svojo osebno učinkovitost, jih imejte za "že dodeljene".

Še ena pomembna točka- Razporedite prosti čas. Ne, ne za sprostitev v službi! In za dokončanje nepričakovanih ali nujnih nalog. To bo vaša rezerva za nujne primere, vaša rezerva, vaše skrivno orožje proti nepričakovanemu. Konec koncev, če je vaš dan razporejen iz minute v minuto, nimate prostora za napake, zastoj v prometnih zastojih, zavlačevanje s pogajanji ali zamujanje partnerjev. Za vse moraš biti odgovoren. A to največkrat vodi le v stres in občutek izgube nadzora nad situacijo ter popolno nemoč. Ali ne zveni to zelo podobno samozadovoljnemu kljukanju pravočasno opravljenih nalog?

Pustite torej 30 % svojega delovnega časa za nepredvidene okoliščine. In če se takšne stvari ne zgodijo, nadaljujte s svojim poslom. Sumim, da imate več stvari za početi kot kopati od tukaj do kosila, in vedno imate kaj početi.

Ampak briljanten načrt- to je le del uspeha. Načrt je treba izvesti. Skočite torej naravnost v drugi del dnevne rutine v obliki črke I. Ta stopnja se začne skoraj takoj po zaključku prve in traja 8-9 ur, ko nenehno spremljate sebe in svoj načrt: upoštevajte spremembe, spremenite čas, dodeljen za nekatere naloge (razen kosila in ogrevanja!), Preuredite, dodajte in križajte naloge in dejanja.

Redna kontrola vam bo pomagal, da se boste naučili jasneje načrtovati svoje delovne dni in premakniti več nalog iz bloka »pričakovano« v blok »dodeljeno«. Konec koncev, iskreno, vaši dnevi v pisarni niso tako različni drug od drugega?

torej S spremljanjem in urejanjem svojega načrta boste prišli do dna I, ki vključuje (seveda!) seštevanje dneva. 10-15 minut pred koncem delovnega dne se spomnite vsega, kar se je zgodilo, in prilagodite svoj delovni urnik za nazaj, pri čemer poskušajte ne zamuditi niti enega dogodka.

Se vam to zdi izguba časa? Nimaš prav. V resnici delate dve pomembni stvari hkrati: dokončate današnje naloge in se pripravljate na jutrišnje, nedokončane ali nedokončane naloge prestavite na druge dni, da ne bi kaj zamudili. Drugič, pridobite izkušnje za nenehno izboljševanje, tako da opazite dejansko trajanje vsakega dogodka, verjetne težave in napake pri načrtovanju.

Prilagajanje urnika preteklega dne, se vprašajte, kaj lahko storite, da ga izboljšate. Na primer: »Zakaj je današnji sestanek trajal tako dolgo? Ali obstaja način, da naslednjič skrajšam trajanje sestanka?«, »Koliko časa ste danes porabili za potovanje po mestu? Kako lahko bolje načrtujete pot in jo prilagodite svojemu delovnemu urniku?«

Vsekakor, razumem, da ste do večera že precej utrujeni in želite hitro zapustiti prazno pisarno. Vendar ne pozabite, da uspešni športniki, zdravniki, psihologi in trenerji vedno porabijo veliko časa za analizo preteklih dogodkov, saj je učenje iz preteklosti del njihovega dela in ključ do zvezdniškega uspeha. Zakaj ne uporabite teh zmogljivosti I-shape za nenehne izboljšave in učinkovitejše delo?

No zdaj, po službi ali študiju se začne vaš osebni čas. In, nenavadno, to je treba tudi načrtovati. O tem, kako to storiti, vam bomo povedali v drugem članku.