Списание гсм по авансовому отчету. Расходы на ГСМ: документальное оформление, учет. Списывается израсходованный объем ГСМ на счетах

Все расходы организации или предприятия в целях бухгалтерского и налогового учёта должны документально подтверждаться , в противном случае неучтённые расходы будут считаться серьёзным нарушением, и руководство юридического лица может понести из-за них достаточно серьёзную ответственность.

Это касается также расходов на ГСМ, при этом стоит отметить, что правильно рассчитанные и оформленные они могут быть отнесены на расходные статьи баланса. В результате может уменьшиться налогооблагаемая база, берущаяся за основу при расчёте налога на прибыль.

Понятия «ГСМ» и «Путевой лист»

Учёт движения горюче-смазочных материалов напрямую связан с путевыми листами, при этом под ГСМ понимают:

• топливо различных видов, например, дизель, бензин, газ;
• масла и смазки;
• различные присадки и добавки, например, охлаждающие и тормозные.

Конкретный перечень используемых горюче-смазочных материалов, используемых при эксплуатации транспортного средства, зависит от его вида и модели . Существуют автомобили, работающие на бензине и дизельном топливе. Кроме того, некоторые транспортные средства, например, автобусы, оснащают газотопливным оборудованием для экономии.

В этом случае газ также относится к ГСМ. Существуют нормативы их списания, утверждённые Минтрансом России, также они могут быть приняты на предприятии самостоятельно. Такие нормативы учитывают некоторые дополнительные параметры , например, время года и сезон, а также различные корректирующие коэффициенты.

Учёт данных материалов на предприятии в большинстве случае производиться на основе первичного документа учёта – путевого листа . Под путевым листом понимают документ, в котором фиксируется место отправления и прибытия автомобильного транспорта, расход топлива и смазочных материалов при этом, наименование перевозимого груза, цель поездки и иные сведения, имеющие отношение к ней.

Путевой лист оформляется как на собственный транспорт, так и на взятый в аренду. В общих случаях используют путевой лист формы №3 , для коммерческого транспорта предусмотрен лист формы №ПГ-1 , при использовании грузовика с повремённой формой оплаты применяется форма №4-П . Существуют также иные формы путевых листов.

Кроме путевого листа для списания горюче-смазочных материалов необходим приказ руководителя юридического лица , в котором утверждены нормы такого списания. При этом стоит отметить, что использование личного автомобиля в интересах компании также оформляется путевым листом для списания ГСМ.

Поступление данных материалов на предприятие оформляется приходным ордером . Само же списание происходит обычно один раз в месяц лицом, ответственным за это. Таким лицом практически всегда является сотрудник бухгалтерии, например, материальный бухгалтер.

Что же касается самого порядка списания, то он состоит в составлении соответствующего акта представителями специально созданной для этого комиссии в количестве не менее трёх человек .

К нему прикладывают документы первичной бухгалтерской отчётности, а именно: накладная-требование, заправочные карточки, чеки АЗС. Цель данных документов – подтвердить фактический объём потребленных горюче-смазочных материалов.

Пример расчёта

Расчёт списания ГСМ производиться на каждую марку автомобильного транспорта отдельно, при этом обязательно учитывается общий километраж пройденного пути. Так, производить расчет для легкового автомобиля можно по формуле:

QH = 0,01 * Hs * S * (1 + 0,01 * D), где

• H – базовая норма расхода топлива, определяющаяся в виде пробега автомобиля в литрах на 100 километров;
• S – общий пробег транспорта в течение рабочей смены в километрах;
• D – поправочный коэффициент в процентах.

В качестве примера можно взять достаточно распространённый на производствах автомобиль марки ГАЗ-3110 с двигателем ЗМЗ-4026.10. У него базовая норма потребления топлива равна 13 литров на 100 километров.

Автомобиль использовался для сбыта готовой продукции в зимний период. Общий пробег составил по области (НРо) 104 километра, по городу (HPг) — 128 километров. В результате за эксплуатацию в зимний период была взята надбавка 10% и за эксплуатацию

Рассчитываем норму расхода топлива: HPг = (0,01 * 13 * 128 * (1 + 0,01 * 20%)) = 16,67 литра НРо = (0,01 * 13 * 104 * (1 + 0,01 * 10)) = 13,53 литра. Согласно данным путевого листа было израсходовано 30,2 литра в течение рабочего дня. Если брать такой показатель за средний, то за месяц расход ГСМ в производственных целях составит:

НРм = НРд * Т, где

НРм – это нормативный расход топлива за рабочий день, Т – это количество рабочих дней в одном месяце.

Таким образом, НРм = 30,2 — 21 = 634,27 литра.

В этом случае при списании ГСМ может быть указанно 623,27 литра топлива при работе автомобиля в течение месяца. Что же касается списания тосола, тормозной жидкости и т.д., то их списание производится согласно ранее утверждённым нормам потребления.

Отдельно стоит упомянуть о том, что в случае капитального ремонта автомобиля или же достижении им срока эксплуатации 5 лет, норма расхода смазочных материалов и топлива может быть увеличена на 20%.

Можно ли списать без путевого листа

Существуют случаи, когда списание ГСМ производиться без использования путевого лица. Это:

• учёт по лимитам;
• компенсация понесённых расходов.

В первом случае на предприятии должна быть установлена система контроля расхода горюче-смазочных материалов . В этом случае на единицу транспорта в месяц выделяют зарезервированные денежные средства на их приобретение.

Также для этого используются топливные карты АЗС, при этом деньги по ним не должны превышать установленную норму. Данная система хороша в случае использования автотранспорта по одному и тому же ежедневному маршруту.

Во втором случае требуется заключить договор на использование личного автомобиля между организацией и её сотрудником на основании ст. 188 Трудового кодекса РФ .

Здесь ограничения на выплаты устанавливаются в зависимости от марки, модели и модификации автомобиля. Само же списание ГСМ производится на основании установленными предприятием нормам.

Особенности учёта

Прежде чем приступить к списанию горюче-смазочных материалов, юридическому лицу необходимо определиться со способом его учёта. Так непосредственно заправку топлива выполняет сам водитель автомобиля, используя выделенные на это денежные средства. После окончания заправки он обязан сдать авансовый отчёт в бухгалтерию . К нему прилагается чек АЗС. Топливо в дальнейшем оприходуется по счету 10 «Материалы» .

Израсходованные ГСМ отражаются при списании на следующих счетах :

• 20 «Основное производство»;
• 26 «Общехозяйственные расходы»;
• 44 «Расходы на продажу».

Непосредственно выбор того или иного счёта лежит на руководстве предприятия. При этом по налоговому учёту операция списании ГСМ проводиться по статье 254 Налогового кодекса и включается в материальные затраты.

При этом ничто не препятствует отнести их к прочим расходам на основании ст. 264 НК РФ . В любом случае с политикой учёта и списания ГСМ стоит определиться заранее, так как эти процедуры являются текущими и будут периодически повторяться.

Пошаговая инструкция по списанию ГСМ в 1С представлена ниже.

Налог на прибыль

Согласно пп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ расходы, связанные с производством и реализацией, включают в себя расходы на содержание и эксплуатацию, ремонт и техническое обслуживание основных средств и иного имущества, а также на поддержание их в исправном (актуальном) состоянии.

В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта).

По общему правилу, расходами для целей налогообложения признаются обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Таким образом, Налоговый кодекс не устанавливает предельную величину расходов на ГСМ. Для целей налогообложения прибыли признаются фактически понесенные налогоплательщиком расходы, выраженные в денежной форме и подтвержденные оправдательными документами.

Для чего нужны нормы расхода ГСМ

Установление на предприятии норм расходования ГСМ относится к элементам внутреннего контроля, поскольку позволяет исключить бесконтрольное потребление ГСМ и злоупотребления со стороны водителей и иных работников, обслуживающих автотранспортные средства.

Нормы расходования ГСМ устанавливаются приказом руководителя (индивидуального предпринимателя). При установлении норм предприятие вправе использовать:

Информацию о потреблении топлива из руководства по эксплуатации транспортного средства;

Результаты испытаний, проведенных техническими специалистами предприятия;

Примечание. Применение указанных методических рекомендаций является правом налогоплательщика, но не обязанностью (см.письмо Минфина РФ от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875)

Для разных марок и типов автомобилей, которые имеются на предприятии, могут применяться разные источники информации.

Приказ руководителя о нормах расходования ГСМ должен быть доведен до сведения водителей под роспись. Экземпляр приказа также должен быть передан в бухгалтерию.

По каждому случаю перерасхода ГСМ (т.н. «пережогу») водитель должен написать объяснительную записку. Если руководитель (иное ответственное должностное лицо, назначенное приказом) признает правомерность «пережога», то бухгалтерия на основании соответствующего распоряжения спишет расход топлива сверх норм в затраты. Также может быть принято решение о покрытии «пережога» за счет экономии ГСМ в следующие месяцы.

Порядок учета, списания ГСМ и документального оформления следует установить локальным документом предприятия. Это может быть раздел учетной политики, отдельный стандарт или иной внутренний распорядительный документ.

О путевом листе

Согласно п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта (Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ) запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.

Таким образом, в силу закона путевой лист должен быть оформлен при перевозке автотранспортным средством пассажиров, багажа, грузов.

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152.

Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях (п.п. 9, 10 приказа № 152).

Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца (п.10 приказа № 152).

Обязательные реквизиты путевого листа и их описание приведены в п.п. 3 – 8 приказа № 152. Так, путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:

Наименование и номер путевого листа;

Сведения о сроке действия путевого листа;

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

Сведения о транспортном средстве;

Сведения о водителе.

В частности, сведения о транспортном средстве включают показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо).

Документальное оформление

В зависимости от способа приобретения оприходование ГСМ осуществляется на основании:

Накладной поставщика (Дебет 10-3 Кредит 60);

Чека ККТ (с указанием количества, марки, цены и общей стоимости ГСМ), приложенного к авансовому отчету водителя (Дебет 10-3 Кредит 71).

Списание ГСМ производится по окончании каждого месяца в следующем порядке:

1) бухгалтер производит расчет количества ГСМ, подлежащего списанию по каждому водителю в пределах установленных норм, на основании путевых листов или показаний тахографов;

2) в отношении перерасходов в бухгалтерию передаются объяснительные водителей с распоряжением руководителя о списании (несписании) в расходы;

3) на основании расчета и отдельных распоряжений бухгалтер производит списание ГСМ по каждому водителю (Дебет 20, 26,23, 44, др. Кредит 10-3);

4) составляется общий акт на списание ГСМ за соответствующий месяц, в котором указываются общее количество ГСМ (по маркам, видам) и их общая стоимость в рублях. Акт утверждается руководителем предприятия.

Вопрос 1. Оптовое предприятие имеет 3 грузовых автомобиля, оборудованные тахографами. Можем ли мы производить расчет расхода ГСМ исходя из данных пробега автомобилей не по путевым листам, а по тахографам?

Да, можно.

Тахограф – контрольное устройство, устанавливаемое на борту автотранспортных средств. Предназначено для регистрации скорости, времени в пути, маршрута, пройденного расстояния и др.

Независимо от водителя тахограф регистрирует скорость и пройденный путь. Выдаваемый тахографом документ является объективным, автоматически формируемым, защищенным от фальсификаций. При наличии документа, выданного тахографом, отпадает необходимость в обработке бухгалтером путевого листа для определения фактического расхода ГСМ.

Вопрос 2. У нас заключен договор с поставщиком ГСМ. Мы производим оплату и получаем накладную и счет-фактуру на ГСМ и талоны. Как нам учитывать ГСМ по водителям?

При получении накладной и счета-фактуры от поставщика в учете следует сделать проводки:

Дебет 10-3, субсчет «ГСМ в талонах» (касса) Кредит 60 – на стоимость ГСМ;

Дебет 19-3 Кредит 60 – на сумму предъявленного НДС.

Талоны следует оприходовать за балансом на счете 006.

По мере выдачи талонов водителям в учете делают следующие записи:

Кредит 006 – выданы по ведомости талоны конкретному водителю;

Дебет 10-3, субсчет «ГСМ в талонах» (водитель) Кредит 10-3, субсчет «ГСМ в талонах» (касса).

На основании отчета поставщика (АЗС) о фактически залитом бензине в каждую машину:

Дебет 10-3 «ГСМ в баках» (водитель) Кредит 10-3 «ГСМ в талонах» (водитель).

По окончании месяца списывается фактический расход ГСМ в пределах установленных норм на основании расчета бухгалтера:

Дебет 20, 23, 26, 44, др. Кредит 10-3 «ГСМ в баках» (водитель).

ГСМ, реализуемые на автозаправочных станциях (АЗС) и других объектах аналогичного назначения, могут приобретаться: по талонам. по топливным картам. за наличный расчет через подотчетное лицо. Подотчетное лицо - это лицо, которое получает денежные средства под отчет для оплаты товаров (работ, услуг) в интересах организации, где оно является официальным работником. Для получения наличных денежных средств под отчет работнику необходимо написать заявление в произвольной форме. На данном заявлении руководитель юридического лица собственноручно утверждает сумму и срок, на который выдаются наличные деньги. В качестве подтверждения согласия с содержанием документа, руководитель визирует и датирует его. Выдача денежных средств под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме денег. На основании заявления подотчетного лица оформляется расходный кассовый ордер (п. 4.1, п. 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" (далее - Положение № 373-П)). Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру, перерасход компенсируется, и деньги выдаются подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. После того, как работник выполнил поручение организации, он обязан предоставить авансовый отчет в течение трех рабочих дней после истечения срока, на который выданы наличные денежные средства под отчет, или со дня выхода на работу (абз. 2 п. 4.4 Положения № 373-П, п. 26 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки"). Организация вправе разработать самостоятельно форму авансового отчета, которая должна содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон № 402-ФЗ) или использовать унифицированную форму АО-1 (более подробно о первичных учетных документах см. здесь). К авансовому отчету работник обязан приложить документы, подтверждающие произведенные расходы (ст. 252 НК РФ). На основании п. 1 ст. 5 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" организации (ИП) обязаны выдавать покупателям при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в момент оплаты отпечатанные контрольно-кассовой техникой кассовые чеки. В соответствии с п. 4 постановления Правительства РФ от 30.07.1993 № 745 "Об утверждении Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением" перечень обязательных реквизитов кассового чека не содержит всех реквизитов первичного учетного документа в соответствии с Законом № 402-ФЗ. Так как чек ККТ выдается не организации, а физическому лицу, то основанием у организации для оприходования ТМЦ, приобретенных для нее сотрудником, являются первичные учетные документы, в частности, авансовые отчеты, товарные чеки, квитанции к приходному кассовому ордеру и пр. (письмо ФНС России от 25.06.2013 № ЕД-4-3/11515@). В случае, если в кассовом чеке НДС отдельной строкой выделен, но счет-фактура отсутствует, то право на вычет суммы НДС у покупателя нет (письмо Минфина России от 09.03.2010 № 03-07-11/51, письмо Минфина России от 03.08.2010 № 03-07/11/335). В случае, если в чеке ККТ сказано, что стоимость товара включает НДС и счет-фактура отсутствует, то данный НДС также нельзя принять к вычету. В случае, если сумма НДС отдельной строкой не выделена, то всю стоимость товара можно включить в расходы. Обратите внимание! Лимит расчетов наличными деньгами в рамках одного договора, заключенного между организациями (индивидуальными предпринимателями) не должен превышать 100 000 руб. (п. 1 Указания ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У). После утверждения авансового отчета, организация приходует ГСМ по маркам, количеству и стоимости. Право собственности на топливо переходит от продавца к покупателю при получении бензина на АЗС в момент слива топлива в бак транспортного средства или иную соответствующую емкость. Заправка бензина в бак автомобиля на основании кассового чека АЗС только подтверждает факт оплаты материальных ценностей в виде бензина (ст. 493 ГК РФ), но не подтверждает факт использования бензина определенным автомобилем для определенных целей. Для целей бухгалтерского учета ГСМ относятся к материально-производственным запасам и учитываются в соответствии с ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов". Аналитический учет МПЗ ведется по фактической себестоимости на субсчете 10.03 "Топливо" счета 10 "Материалы". Для целей налогового учета расходы на приобретение ГСМ организации вправе учитывать в составе материальных расходов (пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ) либо в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как затраты на содержание служебного транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Списание ГСМ на затраты производится по мере их расходования в фактических объемах на основании надлежаще оформленных документов, в частности по путевым листам (письмо Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161). Путевой лист - документ, который подтверждает расход топлива, данные о фактическом пробеге и производственный характер маршрута движения автомобиля (форма № 0345001, утвержденная постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78). Организации могут разработать свою форму документа, которая должна содержать все реквизиты, предусмотренные статьей 9 Федерального закона о бухучете. Транспортные организации обязаны применять формы путевых листов, утвержденные приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Фактический расход топлива определяется на основании данных о пробеге автомобиля с применением норм расхода топлива, установленных для соответствующей марки автомобиля. При нормировании расхода на ГСМ списание производиться по каждому автомобилю отдельно и выполняется одним из следующих способов: по нормам расхода, утвержденным руководителем предприятия, или Нормам расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте (утв. распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р); по данным о фактически выработанном топливе (подтверждается инвентаризацией остатков). Если в учетной политике организации предусмотрено использование норм расхода ГСМ, то сумма израсходованного топлива в пределах норм относится на расходы организации (Дт 20, 23, 26, 44 и др. Кт 10.03), а расход топлива сверх норм включается в состав прочих расходов (Дт 91.02 Кт 10.03). Для целей налогообложения прибыли расходы на ГСМ не нормируются и учитываются в полном объеме, если они экономически обоснованы, документально подтверждены и произведены в целях осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ, письмо Минфина России от 30.01.2013 № 03-03-06/2/12). Рассмотрим пример, в котором из кассы организации сотруднику выданы денежные средства под отчет на покупку бензина для заправки легкового автомобиля. Сотрудник предоставляет авансовый отчет с приложением кассового чека, а также путевой лист, на основании которого израсходованное топливо списывается в расходы. Пример Организация ООО "Торговый Дом" имеет на балансе собственный автомобиль марки Volkswagen Passat B7. Эксплуатация автомобиля предназначена для административных целей. Из кассы организации на основании заявления сотрудника выданы денежные средства под отчет в сумме 5 000,00 руб. для покупки бензина марки VPower АИ-95 класса 5 за наличный расчет на автозаправочной станции топливной компании. После выполнения служебного задания сотрудник не позднее трех рабочих дней сдал авансовый отчет с кассовым чеком в бухгалтерию организации. В кассовом чеке указано: наименование марки бензина, количество, стоимость одного литра и сумма. Сумма НДС отдельной строкой не выделена. Также в чеке отсутствуют слова "НДС в том числе". Счет-фактура не представлен. В этот же день в бухгалтерию сотрудником был предоставлен путевой лист, на основании которого было списано в затраты израсходованное топливо в сумме 5 000,00 руб. Остаток неиспользованной подотчетной суммы сдан в кассу организации. Согласно внутреннему приказу руководителя организации подотчетные суммы выдается на срок не более 14 календарных дней. В соответствии с учетной политикой организации расходы на ГСМ в налоговом учете не нормируются, то есть учитываются в полном объеме. Выполняются следующие хозяйственные операции: 1. Выданы денежных средств под отчет водителю на приобретение топлива (оформление расходного кассового ордера). 2. Оприходовано топливо после утверждения авансового отчета (регистрация авансового отчета). 3. Возврат неиспользованных подотчетных в кассу организации (оформление приходного кассового ордера). 4. Стоимость израсходованного бензина учтена в расходах (оформление требования-накладной на отпуск материалов по форме М-11).

за наличный расчет

34. Горюче-смазочные материалы, реализуемые на автозаправочных станциях (АЗС) и других объектах аналогичного назначения за наличный расчет, приобретаются водителями за счет полученных под отчет наличных денежных средств (талонов, чеков, купонов и т.п.).

35. Водитель, как правило, самостоятельно определяет АЗС, на которых осуществляет приобретение топлива и смазочных материалов исходя из условий выполнения маршрутного (производственного) задания.

При необходимости водителю в составе производственного задания могут быть указаны пункты (АЗС) заправки. Это следует производить при работе на маршрутах в междугороднем, или межобластном сообщении, если с определенными АЗС имеется соглашение о заправке автомобилей организации на условиях безналичной или иной оплаты. Пункты заправки/адрес местонахождения, примерная схема проезда, режим работы, телефон и пр./сообщаются диспетчером устно или указываются в путевом листе либо на отдельном листке.

36. Сумму наличных денежных средств для приобретения моторного топлива, которая подлежит выдаче водителям под отчет, рекомендуется устанавливать равной по величине стоимости расхода топлива на выполнение производственного задания (с учетом предполагаемого дополнительного пробега, связанного с загрузкой в обратном направлении и т.п.).

Стоимость средненедельного расхода топлива определяется по каждому автомобилю или по группе автомобилей одной модели, модификации), выполняющих перевозки по сходным маршрутам, исходя из:

Среднесуточного пробега подвижного состава, планового объема транспортной работы, продолжительности работы спецоборудования и других показателей производственного задания;

Утвержденных в организации линейных норм расхода топлива на пробег и транспортную работу, дополнительных норм расхода на работу спецоборудования, установленного на автомобиле (прицепе). Могут применяться также маршрутные нормы расхода топлива или укрупненные нормы расхода топлива на единицу транспортной работы (тонно-километр, поездка с грузом, доставка партии груза и пр.);

Действующих цен на топливо в данной местности или в территориях маршрута следования;

Количества рабочих дней в неделе согласно принятому в организации положении.

Приобретение водителем смазочных материалов на АЗС за наличный расчет производится по письменному разрешению должностного лица, отвечающего за эксплуатацию подвижного состава (или техническое обслуживание и ремонт). В разрешении указывается марка смазочных материалов и их количество для приобретения. Бухгалтерия организации определяет стоимость смазочных материалов и включает в платежную ведомость соответствующую сумму денежных средств для выдачи под отчет водителю.

37. Организация устанавливает график выдачи денежных средств на приобретение топлива и смазочных материалов под отчет водителям. Выдача денежных средств под отчет производится накануне каждого рейса. На каждый рабочий день недели бухгалтерией оформляется платежная ведомость на выдачу денежных средств под отчет для соответствующей группы водителей по графику. В указанную платежную ведомость вносятся также суммы под отчет водителям, убывающим в ближайшие сутки в междугородние рейсы.

Платежная ведомость подписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером или лицами, ими уполномоченными.

38. Водители при приобретении горюче-смазочных материалов на АЗС обязаны получить кассовый чек, в котором указывается дата приобретения, марка топлива или смазочного материала, количество отпущенного и общая стоимость. В случаях, когда кассовые чеки не выдаются, водитель обязан получить при приобретении топлива или смазочных материалов иной документ (справку, квитанцию, накладную), имеющий приведенные выше данные, а также реквизиты продавца и заверенный подписью и штампом (печатью) организации, осуществившей отпуск указанных материалов.

39. По каждому водителю ведется учет выданных ему под отчет денежных средств. Для этого используется Карточка учета приобретения горюче-смазочных материалов водителем (по форме согласно приложению N).

В указанную карточку заносятся данные о выдаче под отчет водителю денежных средств (по видам: наличные деньги, талоны, чеки и т.п.), данные о фактическом приобретении топлива и смазочных материалов, подтвержденные документально, текущий остаток подотчетной суммы у водителя. Данные о выдаче подотчетных сумм и приобретении горюче-смазочных материалов заносятся по мере возникновения, а остатки подотчетных сумм рассчитываются еженедельно согласованно с графиком выдачи денежных средств по водителей, с тем чтобы своевременно осуществлять корректировку сумм последующих выдач под отчет денежных средств.

По окончании каждого календарного месяца по каждому водителю составляется отчет об использовании полученных для приобретения топлива и смазочных материалов денежных средств. Отчет в обязательном порядке составляется при возвращении из длительных командировок, при постановке закрепленного за водителем автомобиля в длительный ремонт, при уходе в отпуск, увольнении, переводе на другое место работы. По итогам указанного отчета водители должны возвратить в кассу организации остатки подотчетных денежных средств либо производится удержание из заработной платы. В случае если стоимость фактически приобретенного топлива и смазочных материалов, подтвержденная документально, превышает сумму выданных под отчет денежных средств, то водителю возмещается сумма указанного превышения. Допускается зачет величины остатка подотчетной суммы при выдаче средств под отчет в следующем месяце, за исключением случаев ухода водителя в отпуск, увольнения, командировок в другую местность, длительных простоев в ремонте, переводе на другое место работы на данном предприятии.

При приобретении ГСМ за наличный расчет необходимо соблюдать следующие правила.

Руководитель организации издает приказ, в котором определяет круг лиц, имеющих право на получение наличных денежных средств под отчет на приобретение. В этом приказе должны быть установлены сроки представления в бухгалтерию авансовых отчетов. К авансовому отчету прилагаются чеки контрольно-кассовой техники, выдаваемые АЗС. Кассовый чек должен содержать следующие данные:

Наименование организации-продавца (АЗС);

ИНН (идентификационный номер налогоплательщика) организации-продавца;

Номер кассового аппарата;

Номер и дату выдачи чека;

Стоимость ГСМ с учетом НДС. В некоторых регионах для АЗС введен единый налог на вмененный доход. В таких случаях стоимость ГСМ не включает в себя НДС;

Марку, количество ГСМ и цену за единицу. Эти реквизиты не являются обязательными для чека контрольно-кассового аппарата. Однако большинство АЗС в настоящее время выдают именно такие чеки. Если в чеке нет указанных реквизитов, то АЗС должно выдать товарный чек.

Бухгалтерия на основании авансового отчета приходует ГСМ по маркам, количеству и стоимости. Аналитический учет ГСМ ведется по материально ответственным лицам - водителям автотранспорта. НДС из стоимости ГСМ материалов расчетным путем не выделяется. Это связано с тем, что для АЗС продажа ГСМ с выдачей чека контрольно-кассового аппарата является розничной торговлей, а главой 21 НК РФ не предусмотрено принятие к налоговому вычету сумм НДС, выделенных расчетным путем из указанных чеков.

Поступление ГСМ записывается в карточку учета материалов (типовая форма N М-17). В организации может быть разработана своя форма карточки учета поступления и списания указанных материалов, которая утверждается приказом руководителя организации в рамках ее учетной политики.

Перед руководством любой организации, которая использует в своей деятельности транспорт, встает вопрос, как вести учет ГСМ на предприятии в 2017 году. Стоит отметить, что сейчас НК РФ не требует от налогоплательщика нормировать расходы на ГСМ. Если же было принято решение об использовании учета, то информация, данная в нашей статье, будет вам полезна.

В состав горюче-смазочных материалов (ГСМ) входят все виды топлива (бензин, дизельное топливо, сжиженный газ), все типы жидкостей, необходимые для работы автомобиля: тормозная и охлаждающая жидкости, масла и смазки.

Учет ГСМ

Важно правильно вести расход, т.к. при невыполнении этого затраты на ГСМ нельзя будет зачесть в счет налогов.

Как списывается ГСМ

Списание ГСМ происходит путем внесения их в затраты. Осуществляется это на основании нормативов, которые были разработаны Министерством транспорта РФ. Однако согласно НК РФ предприятие имеет право разработать собственные нормативные документы для списания.

При работе по установленным нормам используют следующие документы:

• Распоряжение Минтранса № АМ-23-р .
• Распоряжение Минтранса № НА-90-р .
• Распоряжение Минтранса № .

В последнем документе указаны все нововведения, которые актуальны на сегодняшний день. Также были внесены новые виды автомобилей, ранее отсутствовавшие. Поэтому рекомендуем компаниям, которые уже несколько лет ведут учет ГСМ по установленным нормам, ознакомиться с документом. Вероятно, там появился ваш транспорт, если его там не было ранее.

Стоит учесть, что любая автотранспортная организация обязана использовать документацию Минтранса РФ для учета расходов ГСМ. Собственный регламент разрабатывается, когда предприятию невыгодно использовать стандартные нормы, т.е. расходы значительно превышают установленные Минтрансом лимиты.

При разных типах налогообложения есть свои особенности списания:

• При УСН: списание в графу «Расходы» происходит в день покупки.
• При ОСНО: последним числом месяца за весь месяц.

Нормирование расходования ГСМ при собственной разработке

Расчет расходов на топливо можно произвести 2-мя способами:

• Применением документов, разработанных производителем транспорта.
• Вычислением фактического расхода ГСМ на транспорт.

Ведение учета по 2-му способу применяется чаще, чем по 1-го.

Порядок замера расхода ГСМ, в частности бензина, дизельного топлива и газа, следующий:

1. Создание комиссии.
2. Несколько замеров при различных условиях эксплуатации (теплое и холодное время года, интенсивность движения, наличие пробок, простой с работающим двигателем). Замер происходит при полном баке с фиксацией пробега на момент заправки до полного опустошения бака.
3. Полученные результаты оформляются в несколько нормативных документов, которые в дальнейшем используются в ходе списания ГСМ.

Можно пойти и другим путем: после формирования комиссии происходит замер при обычных условиях эксплуатации. После этого рассчитываются коэффициенты для поправок при отклонениях от нормы.

Инструкция, разработанная локально, должна соответствовать действительности, т.к. при завышении норм налоговая инспекция может запросить у вас обоснование таких показателей.

При разработке локального норматива использования топлива не запрещено за основу брать распоряжения Минтранса.

Коэффициенты при расчете ГСМ

При расчетах разрешено применять различные повышающие коэффициенты в зависимости от условий эксплуатации автомобиля. Документы Министерства транспорта РФ содержат подробную информацию о них.

Например, повышающий множитель в зимнее время года колеблется в диапазоне от 10 до 20% в зависимости от регионального расположения. Также влияние на расход топлива оказывает количество жителей города, в котором транспорт числится (от 5 до 35%), и возраст авто (5-10%).

Если налоговая инспекция запросит основание множителей при расчете, то вы сможете сослаться на рекомендации Министерства транспорта (выше по тексту).

Формула для вычисления расхода ГСМ

Для легкового транспорта существует типовая формула расхода топлива:

Qн = 0,01 х Hs х S х (1 + 0,01 х D), где Qн – нормативная трата топлива, Hs – базовая трата топлива на 100 км, S – пробег транспорта, D – коэффициент в процентах.

Примеры расчета друг от друга практически не отличаются, т.к. почти все применяют общую формулу. Отличия могут быть в том случае, если на предприятии были введены собственные правила.

Пошаговая инструкция по расчету нормы (на основе документации Минтранса):

На балансе компании находится автомобиль, который зарегистрирован в области с 2-миллионным населением. За зимний период машина прошла 300 км. Базовая трата на 100 км – 8,5 литра, коэффициент D (работа в зимнее время) – 15%, коэффициент D (город с 2-миллионным населением) – 25%, пробег S – 250 км.

Применив формулу, получим:

Qн = 0,01 х Hs х S х (1 + 0,01 х D) = 0,01 х 8,5 х 250 х (1 + 0,01 х (0,25 + 0,15)) = 21,34 л.

Учет ГСМ в налоговом и бухгалтерском учетах

Ниже представлены ответы на наиболее распространенные вопросы при бухгалтерском учете ГСМ: